Trabajando con las hojas de cálculo en Calc

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Otro aspecto básico que tienes que conocer para trabajar con los documentos de Calc es saber realizar operaciones básicas con las hojas de los documentos.

Por defecto cuando empiezas a trabajar en un documento en Calc se muestran en cada nuevo documento tres hojas de cálculo numeradas desde la Hoja1 a la Hoja3. Puedes ver las pestañas correspondientes justo debajo de la zona de trabajo:

Aparece activa la primera, aquella cuya pestaña se muestra de color blanco. Pero puedes cambiar a cualquiera de las otras haciendo clic en el nombre de la pestaña que corresponda para así convertirla en la nueva hoja activa.

Cuando hay demasiadas hojas en el libro sólo verás la pestaña de la hoja que está activa y las pestañas de algunas hojas más. Para ver las pestañas de otras hojas puedes usar los botones de desplazamiento de libro:

Cambiar el nombre de la hoja

Inicialmente las hojas que componen el libro aparecen con un nombre genérico (Hoja) seguido del número de orden que tienen en el libro. Este nombre puedes cambiarlo por otro que indique mejor el contenido de cada hoja.

Dos son las formas más sencillas de cambiar el nombre de la hoja: la primera, hacer un doble clic sobre su etiqueta y la segunda, utilizar el menú contextual del botón derecho del ratón sobre la etiqueta con el nombre de la hoja y seleccionar la entrada Cambiar nombre a la hoja...

También puedes seguir el siguiente procedimiento:

• Acude al menú Formato – Hoja – Cambiar nombre:

En todos los casos se abrirá una ventana en pantalla en la que podrás escribir un nuevo nombre para la hoja seleccionada.

Escríbelo en el campo Nombre y pulsa finalmente el botón Aceptar.

Añadir nuevas hojas en el libro

Si tienes todas las hojas que Calc incluye por defecto ocupadas y necesitas añadir más hojas a tu libro procede de la siguiente forma.

En primer lugar sitúate en la hoja delante de la cual quieres que se inserte una nueva hoja y utiliza alguno de los procedimientos siguientes:

• Haz clic sobre la pestaña con el signo + situada justo a la derecha de las etiquetas con los nombres de las hojas.

• Acude al menú Insertar – Hoja...

• O presiona con el botón secundario del ratón sobre las etiquetas de las hojas y marca la opción Insertar hoja.

Si utilizas cualquiera de las dos últimas opciones la ventana Insertar hoja aparece en pantalla para que puedas configurar la nueva hoja del libro de trabajo según tus necesidades:

• Posición. Puedes especificar el lugar en el que se colocará la nueva hoja, si se colocará delante o detrás de la hoja activa en este momento.

• Hoja. Puedes indicar el número de hojas que se van a crear mediante los botones de aumento y decremento destinados para ello o escribiendo el número concreto en Núm. de hojas. Si sólo insertas una única hoja, puedes escribir su nombre en el campo Nombre (de manera predeterminada, Hoja4, Hoja5... y así sucesivamente).

• A partir de archivo. Si validas esta opción se activa el botón Examinar para que puedas seleccionar el documento que posee la hoja de cálculo que quieres insertar. Seguidamente, tendrás que indicar qué hoja se insertará seleccionándola.

Haz clic finalmente en el botón Aceptar para comprobar las nuevas hojas del documento.

Eliminar una hoja del libro

Si no necesitas una hoja determinada del libro, puedes eliminarla utilizando uno de los procedimientos siguientes:

• Haz clic sobre la hoja que quieras eliminar y acude al menú Editar – Hoja – Borrar.

• Marca como activa la hoja a eliminar y utiliza el menú contextual del botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja. Selecciona la entrada Eliminar hoja.

En ambos casos una ventana te solicitará confirmación del proceso para completar el borrado de la hoja seleccionada.

Ocultar y mostrar una hoja del libro

Puede ocurrir que lo que desees sea ocultar una de las hojas que forman el documento, sin necesidad de eliminarla. En este caso, acude al menú Formato – Hoja – Ocultar. La hoja desaparecerá de la pantalla.

Para volver a hacerla visible, accede de nuevo al menú Formato – Hoja de cálculo – Mostrar.

Se muestra en pantalla una ventana donde verás la lista con las hojas ocultas. Escoge la hoja que te interesa mostrar y presiona el botón Aceptar.

También puedes ocultar y mostrar hojas utilizando el teclado con las combinaciones de teclas Alt + F + H + O y Alt + F + H + M, respectivamente.

Mover y copiar una hoja a otra posición del libro

Las hojas del libro aparecen ordenadas numéricamente, pero si las mueves este orden se altera. Para mover una hoja hasta otra posición del libro puedes utilizar el siguiente procedimiento:

Haz clic en la etiqueta de la hoja que deseas mover y acude al menú contextual del botón derecho del ratón sobre ella para seleccionar la entrada Mover/copiar hoja.

En la nueva ventana que se muestra en pantalla puedes indicar a Calc la acción a realizar: si en Acción validas la opción Desplazar, Calc puede mover la hoja a alguna posición determinada (Insertar delante de) e incluso a algún otro libro abierto (Al documento); si en cambio validas la opción Copiar hará lo propio pero creando una copia de la hoja:

Nota

También puedes mover una hoja de una manera muy sencilla: haz clic sobre la etiqueta de la hoja que deseas mover y arrástrala para depositarla en una nueva posición. Si lo que deseas hacer es copiarla, haz lo mismo pero, antes de soltar el botón izquierdo del ratón, mantén pulsada la tecla Ctrl y tendrás una copia de la hoja en la posición en la que sueltes el ratón.

Seleccionar varias hojas del libro de trabajo

Una tarea que realizarás habitualmente será la de seleccionar varias hojas del libro de trabajo. Por ejemplo, puedes necesitar darles el mismo formato, configurarlas de idéntica manera para su impresión, etc. Cuando selecciones varias hojas sus etiquetas se mostrarán todas en color blanco para así distinguirlas de aquellas otras que no tienes seleccionadas.

• Seleccionar todas las hojas. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre una de las etiquetas que nombran a las hojas del libro y en el menú contextual del botón derecho del ratón selecciona la entrada Seleccionar todas.

• Seleccionar hojas contiguas. Pulsa sobre la etiqueta de la primera hoja que quieres seleccionar, mantén presionada la tecla Mayús y haz clic sobre la última hoja. Ambas, y el resto de hojas que existan entre ellas, quedarán seleccionadas.

• Seleccionar hojas discontinuas. Cuando quieras seleccionar un grupo de hojas individuales, selecciona una de ellas y manteniendo presionada la tecla Ctrl vete haciendo clic sobre el resto. Sólo formarán parte de la selección aquellas hojas sobre cuyas etiquetas hayas pulsado.

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