Cómo definir nombres en las celdas de las hojas de cálculo de Calc

Lunes, 26 de Septiembre de 2011 15:22 Última actualización el Sábado, 10 de Marzo de 2012 15:41 Escrito por Edita Sueiras

Ya has comprobado en los artículos anteriores de esta misma sección que para trabajar en Calc se utilizan referencias a las celdas (A1, B3, C2...) y a los rangos de las celdas (A1:A6, C3:D5...) Las referencias son enlaces a un lugar concreto, es decir, cuando en una fórmula escribes

=SUMA(A1:B1)

le estás indicando a Calc que sume el contenido de la celda A1 más el contenido de la celda B1. Así, por ejemplo, si en la celda A1 está escrito el valor 12,5 y en B1 aparece 23,5, al introducir la fórmula y pulsar la tecla Intro en la celda, Calc calculará la operación y devolverá como resultado 36,0 ¡Así de sencillo)

Pero esta utilización de referencias a celdas, aunque resulta una forma muy sencilla de proceder en Calc, no siempre es útil. Por ejemplo, imagínate que estás utilizando hojas de mayor envergadura, con decenas y hasta centenas de datos: en este caso, puede ser bastante engorroso el uso de este tipo de referencias a la hora de elaborar e interpretar algunas fórmulas o algunas funciones en el archivo.

Por esta razón, Calc permite asignar nombres más “humanos” a las celdas y a los rangos de las celdas, un procedimiento mucho más intuitivo y práctico. Además, si la fórmula es relativamente sencilla pero contiene muchas referencias a celdas puede incluso costar mucho llegar a su interpretación. Por todo ello Calc facilita mucho las cosas permitiendo que sea posible poner nombres a las celdas e introducir éstos en las fórmulas para así identificarlas con mayor facilidad.

Cómo definir el nombre de una celda o grupos de celdas

Para definir un nombre para una celda concreta, el procedimiento es muy sencillo.

Observa.

En primer lugar inicia Calc y construye una hoja de cálculo similar a la siguiente captura de pantalla.

Calc: definir nombres en las celdas o rangos de celdas

Observa que hemos introducido en la celda C3 la fórmula

=B3*$C$12

Utilizamos la referencia absoluta (ver nuestro artículo dedicado a referencias relativas y absolutas en las hojas de cálculo de Calc) a la celda C12 ya que en ella hemos escrito el valor del euro en pesetas. Al copiar la fórmula a las restantes celdas de la columna, mediante el manejador de relleno, el valor que se introduzca en cualquier celda de la columna B se multiplicará siempre por 166,386.

Descarga el archivo conversion_euros.ods

Haz clic sobre la celda C12 para seleccionarla (la que incluye el valor 166,386) y ponerle así un nombre.

Acude al menú Insertar – Nombres – Definir o pulsa la combinación de teclas Ctrl + F3

Calc: definir nombres en las celdas o rangos de celdas

En pantalla se abre la ventana Definir nombres. Teclea directamente en el campo Nombre la palabra Euro.

Observa que el campo de texto Asignado a indica $Hoja1.$C$12. Esto significa que el nombre Euro se asigna a la celda C12 de la Hoja 1 (referencia absoluta) y Calc buscará siempre en esta celda el valor numérico concreto a aplicar.

Haz clic en el botón Aceptar. Ya tienes una celda con nombre. Se llama Euro. Puedes verlo en el Cuadro de nombres, que es la casilla que aparece a la izquierda de la Barra de Fórmulas y funciones:

Existe un segundo procedimiento, mucho más simple que el anterior, para definir el nombre de una celda. Haz clic en la celda a la que deseas asignar el nombre, localiza el cuadro de nombres situado inmediatamente a la izquierda de la Barra de Fórmulas y funciones y escribe directamente en dicho cuadro el nombre que quieres asignar a la celda, ¿fácil, no?

Utiliza los nombres que definas en las fórmulas o funciones

¿Y todo esto para qué? Muy sencillo, del mismo modo que puedes crear fórmulas y funciones con referencias a celdas también puedes utilizar en dichas fórmulas y funciones los nombres que recién has definido. Esto facilita mucho el establecimiento de posibles fórmulas y funciones ya que resulta mucho más sencillo escribir nombres, digamos “normales” que ir escribiendo celda a celda las letras y números que correspondan.

Veamos.

Continuando con el mismo archivo conversion_euros.ods, y definido el nombre Euro para la celda C12, modifica la fórmula que hemos incluido en la celda C3 de tal manera que

=B3*$C$12 sea sustituida por =B3*Euro (su nombre)

Utiliza el manejador de relleno para copiar la fórmula con el nombre al resto de celdas de la columna B. Haz clic en la celda C7 y observa la Barra de Fórmulas. Si introduces un valor numérico en la celda B7 verás como Calc multiplica el contenido de dicha celda por la cantidad que has escrito en la celda Euro.

¡Caramba! Calc es capaz de realizar el cálculo perfectamente. Esto es debido a que Calc interpreta perfectamente los nombres definidos en las fórmulas y funciones que configures. Te aseguro que resulta mucho más cómodo para comprobar si las fórmulas o funciones son las adecuadas y correctas construir fórmulas con nombres que fórmulas con referencias a celdas con letras y números. Y además, la utilización de nombres facilita muchísimo copiar las fórmulas en celdas contiguas utilizando el manejador de relleno de Calc.

¿No crees ahora que resulta más cómodo escribir nombres que utilizar el signo del dólar y las letras y números de la celda?

Calc: definir nombres en las celdas o rangos de celdas

Nombres para los rangos

No solamente puedes dar un nombre a una celda y utilizarlo luego en una fórmula o en una función. También puedes definir un nombre para un rango de celdas. En este caso, el procedimiento es idéntico salvo que en lugar de hacer clic en una celda activa seleccionas el rango de celdas a las que deseas añadir el nombre. También puedes utilizar el mismo procedimiento, pero a la inversa.

Veamos

Abre el archivo conversion_euros.ods con Calc. Haz clic en la celda C3 y, a continuación, acude al menú Insertar – Nombres – Definir.

En la ventana Definir nombres que aparece en pantalla escribe directamente Cantidad en el campo Nombre. Ahora haz clic en el pequeño icono que aparece a la derecha de Asignado a. La ventana se pliega mostrando una ventana alargada.

Ahora haz clic en la celda B3 y, utilizando el manejador de relleno arrastra hasta la última celda del rango de celdas que quieres nombrar, por ejemplo B10. Observa que el campo Definir nombres: Asignado a cambia en consecuencia:

Calc: definir nombres en las celdas o rangos de celdas

Pulsa la tecla Intro de tu ordenador. La ventana Definir nombres recupera su tamaño original y el nombre ha sido asignado a todo el rango de celdas seleccionadas. Puedes ahora, por ejemplo, sustituir la fórmula inicial

=B3*Euro por =Cantidad*Euro

Copia la fórmula al resto de celdas utilizando el manejador de relleno y observa cómo los cálculos se realizan correctamente.

El navegador

Otra ventaja añadida si utilizas nombres en las celdas o en rangos de celdas es que puedes moverte por las hojas de cálculo utilizando precisamente estos nombres definidos en las celdas o rangos. Todas las aplicaciones de Ooo – LibreOffice tienen esta peculiar herramienta que facilita la navegación en los documentos o archivos abiertos en la aplicación, y Calc no podía ser menos.

En el caso de Calc acude al menú Ver – Navegador, o pulsa la tecla F5 de tu teclado para que se muestre en pantalla.

Accede rápidamente a las celdas en las que has definido un nombre mediante el menú desplegable Nombres de las áreas. Verás la lista con los nombres que tengas definidos en el archivo. Con un doble clic en el elegido Calc navegará hasta la celda o rango de celdas automáticamente, estés en la posición que estés, sea la celda activa en la que te encuentres o aunque estés situado en cualquiera de las hojas que tengas configuradas en el documento.