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La celda y el trabajo con las celdas

Debes familiarizarte con estos conceptos porque son conceptos básicos que utilizarás en la aplicación. La celda es el elemento más básico de la hoja de cálculo. Es el recuadro que se forma en la intersección entre una fila y una columna. En ella puedes, como ya has visto, incluir texto, pero también números, fórmulas, datos, gráficos, ilustraciones, y otros elementos. Y, además, tras insertar los datos en una celda, les podrás aplicar formatos específicos, incluyendo tipos de letras diferentes, colores, estilos, etc.

Toda celda tiene una referencia que es su coordenada en la hoja de cálculo. Por ejemplo, en la captura de pantalla anterior puedes ver cómo está activa la celda C3, nombrada así porque se localiza en el lugar en que se cruza la columna C y la fila 3. Así, la celda A6 será la que se encuentra en el lugar en que se cruzan la columna A y la fila 6. ¡Muy sencillo!

Pero también es posible llamar a una celda con un nombre, por ejemplo, IVA. Imagina que estás realizando una factura y que, en algún momento, escribes el valor del IVA a aplicar en la celda D4. Si tienes que realizar algún cálculo con este valor puedes indicar que tome el valor de la celda D4 o también, escribir un nombre para la celda (verás un cuadro de nombre en la parte superior de la hoja del programa – teclear y pulsar tecla INTRO) e indicar al programa que tome el valor de la celda IVA.

• Para seleccionar una celda y trabajar con ella sólo tienes que hacer clic en ella.
• Para seleccionar varias celdas, es necesario hacer clic en la primera y luego arrastrar el ratón hasta la última.
• Para seleccionar varias celdas no contiguas mantén pulsada la tecla Ctrl mientras vas pulsando en las celdas elegidas.
• Para seleccionar todas las celdas de la hoja haz clic en la casilla de la esquina superior izquierda, donde se encuentran las letras y los números, exactamente en la que no tiene letra ni número.
• Para deseleccionar una o varias celdas haz clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que no esté seleccionada.

Las celdas de Calc admiten los comandos Cortar, Copiar y Pegar. Y además, dispones de un comando nuevo el Pegado especial, un comando que te permite copiar – pegar el contenido de la celda y los formatos que le hayas aplicado:

Las columnas de Calc

La columna es el grupo vertical de celdas que empieza en la primera fila y termina en la última. Las columnas en Calc se identifican con una letra, empezando por la A. Al comienzo de un trabajo sólo puedes ver unas pocas columnas pero su número se irá ampliando según las necesites al insertar datos.

• Para seleccionar una columna haz clic en su letra. Puedes, así, aplicar formato a toda la columna: añadir bordes, cambiarla de tamaño, de color, etc.
• Para seleccionar varias columnas haz clic en la primera y luego pulsa la tecla Mayús mientras pulsas en la última: las columnas contiguas se seleccionarán.
• Para seleccionar varias columnas no contiguas, mantén pulsada la tecla Ctrl y haz clic una a una en las columnas que quieras seleccionar.
• Para quitar la selección de una o de varias columnas, no tienes más que hacer clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que no esté seleccionado.

Puedes cortar – pegar columnas y puedes copiar – pegar su contenido (pegar – pegado especial)

Puedes ocultar una columna. En este caso, si ocultas una columna ésta no aparece en la hoja de cálculo, pero sigue efectuando las operaciones y cálculos que contenga.

Las filas de Calc

Todo lo dicho para las columnas sirve igualmente para las celdas, teniendo en cuenta que las filas son los grupos de celdas horizontales que se identifican con un número a partir del 1.

Modifica el ancho de las columnas

Las columnas de Calc están establecidas con una anchura estándar, pero puedes cambiarla según tus necesidades. Para ello selecciona la columna que quieras modificar su ancho, haz clic con el botón derecho del ratón sobre ella y en el menú contextual, selecciona Ancho de columna.

Escribe el nuevo ancho en el cuadro de diálogo y haz clic en Aceptar.

También puedes cambiar el ancho de una forma muy cómoda. Aproxima el cursor del ratón a la derecha de la letra de la columna que quieras cambiar de ancho. Cuando el cursor se transforme en una doble flecha blanca haz clic y arrastra hacia la derecha o hacia la izquierda, para aumentar o disminuir el ancho de la columna. En la parte superior verás una etiqueta de información emergente que te irá indicando el ancho de la columna que se va adoptando.

Modifica el alto de la fila

Las filas de Calc están establecidas con una altura estándar, pero puedes cambiarla a tu antojo. Para ello selecciona la fila cuyo alto quieres modificar, haz clic con el botón derecho del ratón y, en el menú contextual, selecciona Altura de fila.

Escribe el nuevo alto en el cuadro de diálogo y haz clic en Aceptar.

También puedes cambiar el alto de la fila de una manera mucho más cómoda. Aproxima el cursor del ratón debajo del número de la fila a la que quieras modificar el alto. Cuando se convierta en una doble flecha blanca, haz clic y arrastra hacia abajo o hacia arriba, para aumentar o disminuir el alto de la fila. En la parte superior puedes ver una etiqueta de información emergente que te irá indicando el alto de la fila.

Los rangos de Calc

Otro concepto que emplearás de forma habitual en las tareas y actividades con Calc es rango. Calc llama “rango” a un grupo rectangular de celdas. Observa el siguiente ejemplo de rango y entiende cómo es su estructura:

A1:C5

A1 y C5 son las celdas de los extremos. Y los dos puntos indica que están contenidas en el rango todas las celdas situadas entre ellas.

El rango C3:F6 es, por tanto, el grupo rectangular de celdas comprendido entre la celda C3 y la celda F6.

Para seleccionar un rango, haz clic en la primera celda y arrastra el ratón hasta la última. El rango se muestra de un color más oscuro para indicar que está seleccionado.

Una vez que tienes el rango seleccionado puedes aplicarle una tarea, por ejemplo, puedes aplicar un determinado formato a todo el rango, añadir un nombre (que servirá para todo el grupo de celdas). Y, por supuesto, puedes utilizar los comando copiar, cortar y pegar para copiar, cortar y pegar rangos.

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