Cómo introducir datos en una hoja de cálculo de Calc

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En Calc sólo tienes que activar la celda con un clic de ratón para comenzar a escribir números, letras, fechas, horas, fórmulas o funciones. A medida que escribes, la información aparece en la celda activa y en el área superior de la hoja, en la llamada Barra de Fórmulas.

 

Observa que entre el cuadro de nombre de la celda activa y la caja de texto de la Barra de Formulas, hay tres iconos.

El primero activa el Asistente para funciones, un cuadro de diálogo que permite construir fórmulas utilizando funciones ya predefinidas en Calc. Los dos siguientes permiten rechazar o aceptar los datos insertados, haciendo clic respectivamente en el primero (marca de cancelación - Cancelar) o en el segundo (marca de validación – Aplicar).

Inserción de texto

Puedes insertar texto en una celda, tecleándolo simplemente, hasta alcanzar un total de 32.000 caracteres, teniendo en cuenta que para Calc texto es cualquier serie de caracteres ya sean letras, números y símbolos, es decir, texto de naturaleza alfanumérica: para Calc cualquier serie de números mezclados con otros caracteres, por ejemplo 100+20, es un texto.

Cuando tecleas texto, Calc detecta las letras y lo almacena como texto. Si tecleas letras y números, Calc también lo almacena como texto. Si tecleas números mezclados con otros caracteres, por ejemplo 100+20, Calc igualmente lo almacenará como texto.

Si, en cambio, deseas almacenar como texto un dato numérico, por ejemplo un código postal, es preciso que teclees primero delante del número el signo del apóstrofe (').

 

Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda siempre alineado a la izquierda, de manera predeterminada. Si el texto es demasiado largo, aparecerá escrito sobre las celdas de la derecha de la fila en cuestión, pero sólo es una visualización del texto, ya que en realidad el mismo se encuentra contenido únicamente en la celda en la cual se escribió. Si las celdas de la derecha están ocupadas, no se verá escrito en la celda la totalidad del texto introducido, pero si se verá al completo en la Barra de Fórmulas. Si deseas verlo entero, tendrás que dar más anchura a la columna que corresponda (un doble clic en el punto de intersección entre los nombres de las columnas, en este caso A y B, expande la columna para que se lea el texto completo):

 

Si deseas insertar un salto de línea en el texto que estás escribiendo en una celda, para que así el texto ocupe varias líneas en lugar de una sola, pulsa la combinación de teclas Ctrl + Intro.

 

Inserción de números

Para Calc, en esta categoría se incluyen los números propiamente dichos, las fechas y horas, los porcentajes, etc. Se tratan todos ellos por igual quedando alineados a la derecha de la celda donde se introducen.

A tener en cuenta:

• Los valores negativos pueden ser escritos de dos maneras: números con un signo – delante o bien el número entre paréntesis: por ejemplo, si escriben en la celda (5), Calc lo convertirá a -5 automáticamente.

• No escribas el punto como separador de miles. Por ejemplo, escribe 23450000 en lugar de 23.450.000

• La coma se utiliza en los números decimales. Por ejemplo 2,3

• El signo / se utiliza en fracciones mixtas. Por ejemplo 2 1/5. Pero no escribas una fracción del tipo 2/5, ya que Calc la considerará como una fecha, no como una fracción.

Inserción de fechas y horas

Para insertar una fecha, puedes teclearla utilizando diversos formatos, todos ellos aceptados por Calc y que harán que la aplicación la introduzca automáticamente en la celda:

5 julio 2011

5-07-2011

5-julio-2011

julio 5 2011

Para insertar una hora puedes usar uno de los formatos siguientes:

14:25

14:25:36

2:25 PM

2:25 AM

2:25:17 PM

2:25:17 AM

Inserción de fórmulas

Aunque en este momento no abordaremos el tema de las fórmulas en Excel, sí te indicaremos cómo actuar en Calc para incluir una fórmula en una celda. Para comprender el procedimiento vamos a realizar una fórmula muy sencilla: calcular una suma.

Si escribes 7 + 5 directamente en la celda Calc interpretará que estás escribiendo un texto y, por tanto, no realizará ningún cálculo con los números. Para que Calc sepa que debe realizar la operación matemática de sumar debes escribir antes de la operación el signo = (igual a). A continuación, teclea la fórmula a realizar y pulsa la tecla Intro. De esta manera la celda activa mostrará el resultado de la fórmula introducida:

 

Prueba con otros cálculos sencillos como =12-5, =3*4 (el símbolo del asterico realiza la operación de multiplicar), =12/2 (operación: dividir), =(12+5)-(4+1), o similares.

Aunque esta forma de operar es útil, lo cierto es que la capacidad de Calc no se basa en la realización de fórmulas directas como las mostradas, ya sean más o menos complejas, sino en el hecho de que las fórmulas puedan también relacionarse con datos de otras celdas de la hoja. Por ejemplo, la fórmula =A1+A2+A3 suma los valores que se encuentren en esas tres celdas. Veamos cómo

En la Hoja1 escribe 3 en A1, 4 en A2, 5 en A3 y la fórmula =A1+A2+A3 en la celda A4. Si ahora pulsas la tecla Intro Calc devolverá el valor 12 en la celda A4, ya que ha realizado la suma de los valores de las tres celdas referenciadas en la fórmula:

La ventaja de Calc, y por tanto, de la utilización de hojas de cálculo, es que si ahora cambias los valores de las tres celdas, digamos por 1340, 2360 y 1300 Calc recalculará automáticamente el valor de la celda que contiene el resultado de la fórmula.

 

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